学术型图书馆文献资源预算的一种比率分配方法

引言

2004年3月，作者在成为一名Adelphi大学图书馆的采访馆员，开始从事文献资源建设工作。这所大学是一所私立大学，她包括经济、教育、护理、心理和社会等五个学院，提供丰富多样的人文科学课程供大学生选择。作为一所Carnegie Doctoral Research University，Adelphi大学同时制定有Bal/SGC大学生教学计划和Doc/Prof研究生教学计划。全校共有全日制本科生4930人、研究生3403人（大部分是非全日制），折合FTE为6600。学校主要校区位于纽约的Garden City，另外还有Manhattan, Hauppauge 和Hudson Valley等几个分部。
Adelphi大学图书馆馆藏有约667000册纸本图书、805000份缩微格式资料和30000条视听目录，还订有1600种纸本期刊杂志，以及166个数据库平台的27000种特色各异的全文电子期刊。图书馆12位全职采访馆员负责20个指定学院的学科联系，配合教学人员选购相应学科的各种类型文献资源。其中，所有专论性资源目前均为订单订购，没有采用纲目 。
近年来，Adelphi大学正处于一个积极的转型期，批准的用于图书馆文献资源建设的预算的年度增长超过预期的通货膨胀率，或者与之持平。然而，与大多数学术型机构类似，由于经费预算额度的有限，图书馆并不能够购买期望的所有文献资源。缓和这种矛盾的途径之一是要求采访馆员制定出一种合理的文献资源预算方法。尽管目前还没有明确成文的文献资源建设策略，图书馆积极配合各院系和研究所的学位教学计划，采选和收藏相应深度和广度的各类文献资源，来实现学校的教学目标。学校行政主管部门根据图书、连续出版物、报刊杂志、缩微资料、非纸本和电子等不同文献资源类型制定总的经费预算分配后，在此基础上，由图书馆负责各学科最终的经费预算。特殊情况下，图书馆可以根据实际采访需求适当地对学校制定的经费预算分配做一定的修改。虽然有每一指定学科分类的经费预算可以作为进行文献资源学科采访的依据，但由于没有详细的采购经费分配，学科采访人员对目前和近年来他们采访文献的金额仍然是一无所知。
如何确定经费预算分配绝不是一个轻松的活儿，它是文献资源建设的基本任务，采访的优先权充分反映在各学院的经费分配上面。在没有正式的可以依据的文献资源建设发展政策的情况下，采访经费的分配必然反映图书馆将来的馆藏意图。这样，决定采用何种分配方法，最终还是取决于一个既有宏观的采访指导原则又有具体的学科级别水平的文献资源建设政策。但是，为了了解经费预算分配的变化可能对当前采购模式的影响，作为一种经验总结和工作回顾，也有必要重新整理近三年来文献资源采购经费分配的情况。另外，图书馆采访机制和流程的更新也有利于采访人员进一步地确定合理的购买计划及其经费分配。
图书馆的经费预算也应充分反映Adelphi大学是一所中等规模的综合性大学的现状，应主要为其教学任务提供文献信息支持和保障。这个预算也应简单实用容易操作，清楚明白便于财务管理，可以反映学校当前和预期的课程计划和目标。另外，合理的采访经费预算方案也应留有一定的弹性机制，以考虑以下不同因素的变化，如经济条件、购买策略、课程变化、规划需求，以及各类文献资源的评估与评定、各学科的出版发行模式与成本核算，专业论著和丛书的依赖程度、用户数量和利用图书馆的情况等等。

 文献述评
关于图书馆经费预算的许多文献资源已超过10年以上。尽管技术改变了图书馆的采购模式，根据学科进行经费预算分配依然有效。文献资源的调查评估表明，基本的经费预算分配方法还是依据历史的数据，或者是采用一套计算公式。例如，ACRL学术型图书馆预算程式CLIP Note #22(Tuten and Jones, 1995)中简要地列出了一些小型图书馆采用的分配方法。对上述两种经费预算方法（依据历史的数据，或者是采用一套计算公式）进行综合评估表明，增加一定年增长率的历史先例法是不足取的。因为这种预算分配方法倾向于过去占大份额的院系和采访人员，从而导致文献资源的一种不平衡分布。对其他一些学术型图书馆采用的多种经费分配公式进行考察，其操作仍然依赖于历史先例，存在一些不确定性偏差。但是这些经费分配公式之中似乎包含某些共同的因素，反映了院系规模（如教师和学生人数，FTE，学时，课程设置，专业数量等）、各学科文献资源的范围、使用和需求（资源数量，收藏级别水平，流通率，ILL统计和需求）、出版发行因素（各学科文献资源的平均开销，该领域出版物数量）。这些文献资源经费分配公式中，一些方法采用加权变量，一些方法仅用于专业论著和期刊的经费预算，还有一些方法只是对预算增长率进行分配。
对文献资源预算每一个计算公式中的影响因素和过程步骤做进一步的分析表明，这些预算公式往往导向预期的结论而不是一个公正、客观的资源分配模式。而且，使用流通率、馆际互借统计等变量反映图书馆的利用率也不够合理，因为单纯根据这些影响变量进行决策将导致图书馆未来文献资源的不平衡。以上这些统计可以反映出在哪些方面读者的文献资源信息需求未得到满足，或者反映出以往的不合理的经费分配所造成的不平衡的结果，根据这些数据将使用率低的文献剔除并进行馆藏补缺赢得未来流通率的上升。正如Ochola (2002)指出，某一子类馆藏的利用率不高，同时馆际互借率也没有较大增长，往往是由于图书过时没有太大的研究价值，或者有其他格式的文献资源（教材、期刊、电子资源）替代，或者是由于通过正常途径无法提供某些备选的资源信息。
但是，寻求一种既能从整体上反映学校对每一院系的经费支持，又能反映目前大多数经费分配方法中的影响因素的文献资源经费预算公式，还有待于进一步地调查和研究。Genaway (1986)引入基于百分比率分配的概念和方法（简称PBA），使得图书馆分配给各个学科的经费预算百分比率相应地与学校分配给各院系的教学和科研经费预算百分比率保持一致。这种文献资源经费预算方法既反映了学校的课程设置，也间接地考虑了当前大多数预算公式中许多影响因素，如教师人数、学生课时、教学规划、课程水平级别和FTE等等。作者特别推荐那些中小型、非研究型学术性图书馆采用这一PBA方法，预算包括各种格式的文献资源信息（教材、期刊、缩微胶片、非纸本资源）。这样，预算分配的结果可以让图书馆更好地满足那些不仅仅局限于利用单一类型资源的院系的需求(Genaway, 1986)。
2002年8月的IFLA会议上，Wanda Dole发表了一篇关于PBA方法在文献资源预算中的应用与比较分析的文章，选用的典型是二种不同类型图书馆，包括一所规模较大的学术性大学(SUNY at Stony Brook)和一个规模较小的综合性大学(Washburn University, Topeka)。文章的结果与Genaway的预期值有所不同，主要在于PBA方法对于规模较大的Stony Brook也有效适用，虽然对其90年代一个五年计划的采访预算需要做一个简单的修正。对于Washburn大学，由于制度不容许改变现行预算分配方式，以及难以获得不同学科准确的期刊经费分配数据，PBA方法的有效应用存在一定的难度。但是，通过PBA方法在这典型二种不同类型学术性大学中的试验应用，作者（Wanda Dole）揭示出一定的参考意义，即这种方法对于图书馆不同类型资源（如参考资料、特殊文献资源和地图等）的经费分配并不总是适用，尽管PBA在一定程度上为确定图书馆预算分配的不平衡、不公正提供了一个出发点，但是这种方法没有考虑到不同学科的出版发行情况、资源成本、以及读者对图书馆文献利用率的影响。为了减少改变经费预算所带来的影响，保证任意年度每一学科的经费预算分配的变动范围控制在百分之十以内。因此，尽管PBA方法提供了一种文献经费预算分配的根据，职业的判断仍然是必不可少的重要一环(Dole, 2003)。
一些结合自身经历讨论预算分配的论文作者常常引用Charles Lowry（1992）的这篇关于预算模式和经费分配的重要文章。文章（Charles Lowry，1992）的一个主要观点是，一个预算分配公式越复杂，收集必要的数据就越困难，解释起来也就越有难度。文章同时强调，一个预算分配公式并不能适用于整个全部的预算分配，在实际应用一个经费分配公式时，应该预留足够的额度满足如参考资料、特殊文献类型资源的需求。
如果一个学术型图书馆（如Adelphi大学图书馆）准备建立一个既自己满意，又反映学校教育目标、办学特色、以及课程和学科设置的平衡的文献资源信息保障模式，那么，采用Genaway的PBA方法，加上Dole的警示以及Lowry的洞察，似乎可以提供一个对院系和行政主管机构都是无懈可击的、合理的、简单的、公正的和一流的预算解决方案。因此，就学术机构如何分配文献预算经费而言，PBA方法确实可以作为一个实用工具应用到整个馆藏建设。

实例分析
2004年6月，Adelphi大学图书馆馆长批准同意应用PBA方法进行文献资源的经费预算分配。由馆长从学校财务办公室得到包含有各个院系部门教育和科研经费预算的总电子表格。第一步，由各院系的经费预算除以全校总的预算额度（当然不包括图书馆），得到这个学院的经费在全校总的预算中所占的百分比率。
接着，将图书馆文献经费预算分成一般经费（非院系部门）和院系部门经费两个部分。首先确定和预留非院系部门的一般经费的经费预算额度，保证用于购置缩微资料、参考资料、图书馆学、置换装订、地图、学校专款（如用于某些特藏）、以及捆绑购买的资源和电子资源等等。其中，将电子资源归入一般经费预算范围主要是基于这种形式的资源与传统的纸本文献资源的相似之处而做出的考虑。一般经费预算的确定取决于前一年的馆藏经费支出和预估的通货膨胀率。
然后从图书馆总的文献资源预算额度中减去非院系部门的经费预算额度（即一般文献经费预算额度），同时保留院系部门文献资源经费预算额度的百分之五作为应急资金，剩余的院系文献预算额度按照学校决定的PBA百分比率全部分配给各个不同的院系和部门，并与过去三年内其相应学科的文献资源经费额度的平均值进行比较分析。若过去三年内某学科的文献资源经费额度所占比率大于其PBA百分比率，可以将前者减去小于百分之十的比例作为该学科领域经费预算的最后分配。与之相反，若过去三年内某学科的文献资源经费额度所占比率小于其PBA百分比率，可以将前者增加不超过百分之十的比例作为这个学科的经费预算分配。以上学科分配的经费预算范围包括期刊 、连续出版物、非纸本资源、专业论著等等。 因此，由于图书供应商预付款协议与院系部门要求不一致，而确定的对期刊和连续出版物承诺的任何 费用将不占有总的部门预算的分配额度，即应从总的部门预算额度中减去这一部分费用。这样，各院系可以用剩余的部门预算额度来购买专著和非纸本资源。从而，不同学科领域的文献经费预算被归并到相应的经费预算编码表，形成最终的预算方案。作为指南，各院系部门不同领域的经费预算编码可以指定为采访人员熟悉的国会图书馆的图书分类号。然而，经费预算编码表可能依据最初有此需求的院系的要求被指派与分配，并不是根据学科内容，最终决定经费预算编码的是文献资源的最终使用方。在一些跨学科领域（如妇女研究或者区域研究），或者当国会图书馆的分类号不能充分揭示某一具体院系的情况下，学科采访馆员将初步评估潜在的资源信息，并转交给最恰当的院系图书馆联络人。
虽然转让和捐赠也可以看成是对院系部门文献资源支持的一部分，但由于通过这些途径与形式获得的信息资源主要起到丰富部门馆藏的作用，故而应用PBA方法的时候并不考虑这些因素。表1简要给出了主要的经费预算分配方法。

表1   文献资源的预算分配

从表中可以看出，有几个院系和部门（如艺术/摄影，语言/外国研究，政治科学）的学校经费预算分配的百分比率PBA正好与图书馆的实际平均经费开销的百分比率相当接近。只有社会服务研究所的图书馆经费预算分配的百分比率略微大于学校经费预算分配的百分比率PBA。尽管由于某些的学科对一些特定的价格高昂的期刊的需求导致相对其“相应”的份额有所增加，应用PBA方法可以抑制其过分增长的预算分配额度，使得相应院系的教职人员得以更加审慎地看待其对文献资源的需求。对于期刊的征订，每年都可以征询院系的评估意见，但总要保证每一份新增的期刊定购与每一条撤订的目录相对应，以保持期刊总量的一致。如果坚持征订新的期刊，但又实在无法撤订任何已有的期刊，那么其相应的经费渠道可以通过压缩其他类型文献资源（如专论、连续出版物、非纸本资源）的经费预算来实现。
另外，作为应急资金的预留的院系部门经费预算的百分之五，可以用来补偿通货膨胀率的波动以及不同领域学科的出版发行量的变化与差异等因素所带来的影响。文献资源建设委员会在每月的例行会议上，都要对那些大笔额度的开销以及预算额度已用完的学科领域进行讨论和投票表决。
2004/2005财政年度（从2004年9月1日到2005年8月31日）的经费预算已经及时制定完成，并散发给所有的采访人员以待实施。这样，一方面可以让其知道自己控制的经费分配额度，另一方面，也可以使采访人员知道其他学科领域的经费预算。这种透明度对于图书馆与行政主管部门的配合好像也是很有必要的。采访人员要求百分之百地按计划完成每一财政年度的经费预算并适当增加部分额度，如一个财政年度内有超出预算的订单已经付帐但没有到货，可将其计入下一个年度循环的预算分配。另外，完成经费分配的预算指标应保证一定的时间间隔，使得订货和发货可以通过技术服务途径来保持一个平稳的态势和流程。五月一号以前所有顺利正常的经费开支将归入一般文献经费以满足实际的预算额度的需求。作为采访人员的一个激励机制，可以及时完成本年度的财政预算指标，在年度结束以前允许对未动经费进行再次分配。
通过创新集成的图书馆门户系统，采访人员可以授权查阅自己相应学科领域的经费报表。这样他们可以明了不同经费收支情况，包括已经开支的和未开支的数目，以及可自由支配的经费结算表。每月收到的月份小结报告也可作为一个提示，使得采访人员及时检查与平衡预算经费，保证资源采购顺畅进行。
应用PBA方法可以获得文献经费预算的期望结果。它不仅维护了学校和图书馆的应有联系，策略管理上也是无懈可击的，可以为经费分配提供合理的解说和支持，并且易于实践运用，只需要预先给出极少的几个确定的、容易得到的数据即可。这种PBA方法在授权进行一个包括期刊和专论的院系部门经费预算分配的同时，不会惩罚（降低）一个更多依赖于专论的学科领域的预算分配，也不会奖励（增加）那些更多依赖于期刊的科学领域的预算分配。而且，应急基金的建立容许一定的可自由支配的开销，以满足预期以外的课程需求、计划设置、委派要求、可能的空白地带文献资源建设，以及弥补因出版发行成本带来的变化等等。实际上，当预算方案无法满足新的课程设置或设计规划而产生的新文献需求时，馆长还可以用自己的特权请求学校的行政主管单位增加对图书馆的经费支持额度。

结果讨论
学科采访人员在自己业务范围内应用PBA方法工作较满意，对有具体的数据可以实施操作或者与相应院系部门协作都很满足。学校行政主管和院系教职人员也不会对文献经费预算分配方法有任何疑问。然而，由于采访人员认知学习能力各异，需要对PBA方法进行一个小小的改进。例如，一般预算经费的限期为五月一日，可能促使采访人员临时手忙脚乱地疯狂采购，为技术服务部门在结束一个财政年度（8月31日）以前完成文献加工制造一个不可逾越的瓶颈问题。因此，可以将一般预算经费的五月一日截止期调整为三月一日，这样就保证下一财政年度能有一个比较平稳均匀的采购订单。另外，可以建立一个程序，使得在春季学期末之前完成应急经费的预算指标。在这之前，所有采访人员都应当向文献资源建设委员会提交预期订单，以便进行评估以及决定订购与否。这样，为处理大额订单提供了一个合理的技术途径，也照顾到某些学科对那些出版发行量较大或者成本高昂的文献的需求。
在执行2004/2005财政年度过程当中，作者将该图书馆的馆藏策略整理成正式的文献资源建设政策。它包括一个以编目号码和馆藏级别水平为指标的各学科的纲领性文件，反映了每一个院系部门的课程设置和高端需求，进一步强化了经费预算分配与能反映学校课程设置计划的图书馆文献资源建设之间的桥梁与纽带联系。
Adelphi大学图书馆利用不同的图书供应商可以提供全面服务的契机，开始进行一个在线滑移计划。图书供应商为每一位采访人员及相应的每一院系部门提供详细的订单计划。执行这样一个在线滑移计划，可以方便采访人员及时组织采访需求，全面评估考察采访资源的领域范围与级别水平。尽管采访人员还是继续根据传统方法（如教师推荐、课程大纲、书刊目录、特定学科期刊的参考文献、书评等）采访文献信息资源，这项在线滑移计划无疑为他们进行各院系的经费预算分配提供了一个更好的依据和理由。
图书馆的Manhattan, Hauppauge和Hudson Valley等几个分部的文献预算分配独立于Garden City主校区，但是，分部这些更加灵活的预算计划看起来似乎并不与每个院系部门固定的经费分配相矛盾。
在以后的每一财政年度的文献预算都使用了相同的分配方法，并对过去三年来每个学院的平均文献开销都与依据PBA方法确定的可能增加或者减少的拨款项进行了对比分析。运用这种方法可以消弱由于不平衡投资造成的文献资源的分布不均衡所带来的影响。下一步，对各学科文献的评估与分析，将为如何使用应急文献经费、更好地建立一个更加均衡分布的文献资源指明方向与道路。

结语
Adelphi大学图书馆根据PBA方法进行文献经费预算分配，取得了合理的效果，综合反映了馆藏文献资源建设目标与学校的办学理念。当确定选择一种文献预算分配方法的时候，应当将图书馆的采访活动作为一个有机的整体来认真对待，馆藏文献资源建设政策应表明图书馆的发展目标与计划、采访方法与订购程序，以及有关联络原则。采购文献的任何公式与方法只是一个指导方针，职业的判断和学术上的探讨将使得文献资源建设更象一门艺术，而不仅仅是一门科学。

编译自: Collection Building, Volume 27, Issue 1 (2008) 30–34
编译  万召侗      同济大学图书馆
审校  周  迪      武汉大学图书馆