馆藏清点：馆藏建设的催化剂
概述
东卡罗莱纳大学的Joyner图书馆的教学资源中心（TRC）提供了常用印刷资源和非印刷资源，来支持该大学的早期儿童教育和公立中小学（K-12）学校教师的课程专业初始培训和职业发展。这些馆藏包括北卡罗莱纳州采用的中小学（K-12）指导教科书、儿童和青少年小说以及非小说文学作品、简绘本、传记、参考资料和虚拟资源如录像、DVD、CD-ROM、录音磁带等。
TRC创建于1988年，是作为一个小部门为预备教师（preservice teacher）和区教育工作者提供资源服务。由于部门发展和馆藏膨胀，TRC在图书馆内搬迁了4次以适应成长的需要。2002年5月，TRC的位置搬移到了现在的一个拥有5,6000多条馆藏的屋子里。考虑到最近几年其馆藏的增长和变化，TRC决定对馆藏开展一次全面的清点以便恰当地评估其优势和不足。因为馆藏具有不同的分类和馆藏代码，而且没有原来开展过馆藏清点的任何记录，所以这是一项任务艰巨的工程。尽管工程浩大，但必须开展，因为馆藏评估是未来馆藏建设的必要一步。基于这种考虑，这次馆藏清点项目的结果是明确挑战和重新定义TRC未来的馆藏建设重点。
文献综述
文献提供了馆藏清点、馆藏管理和馆藏分析主题的文章的真实数据，但是关于课程资料中心（CMC）馆藏的文章却很有限。课程资料中心提供教育资源，为P-12学生提供课程和教育支持。教育工作者可以把这些资料吸收进课程计划、研究和教育中。根据清点和馆藏建设情况，学校媒体中心与课程资料中心的情况类似。Braxton (2005)提供了一个学校媒体中心馆藏清点的收益和成果列表，该表与CMC馆藏的比较是有价值的。Ernick(2005)描述了一个小型学院馆藏清点项目的详细说明，包括遇到的问题和最终的收益。该文章分别在简单和复杂水平上为数据库修正提供了有价值的反馈。Slote(1997)对重要的且经常被忽视的馆藏剔除进行了有益的观察，以强调现有馆藏对读者的价值。大学与研究图书馆协会（1993）用实际样例政策描述了课程资料中心馆藏发展政策的创建和撰写，这可作为政策修订的指导。Jackson(2005)总结了北卡罗莱纳标准课程研究所特有的丰富经验和知识，包括根据北卡罗莱纳学校课程的馆藏分析，重点是CMC的馆藏建设。最新从美国图书馆协会通过的CMC指导方针（2005）结合了Carr（2001）的管理指南，为关注基于馆藏清点结果的馆藏建设提供了完整的指导。这篇文章利用专著和期刊文章的文献对馆藏清点的益处进行了比较。清点的益处在于促使基于馆藏分析的发展战略的确定。
项目目的
开展此项工作量巨大的项目的初始原因很简单，即获取馆藏的年限、准确程度和状况，以及讨论馆藏中存在的问题，依据这些信息，他们的解决方案将提高读者获取资源的准确性。一旦清点完成，部门利用其结果来制定馆藏建设的战略和标准。实施清点之前，帮助用户在书架上查找资料时经常出现困难。馆藏清点项目查找遗失及乱架资料，对于改善可获取性是非常重要的。此外，清点还：
l 确保所有资料的Horizon记录在我们的在线目录中存在；
l 把资料按恰当的索书号顺序放置在书架上；
l 确定需要替换或剔除的过时或破旧资料；
l 根据北卡罗莱纳标准课程研究确定馆藏的不足。
过程
TRC有几种类型的馆藏。每类资料的清点报告从图书馆的在线系统Horizon中产生，提供如馆藏代码、馆藏类型、索书号、复本量、标题、条形码、馆藏状态、流通量及最后出借日期等信息。这些信息不仅在清点过程中是有价值的，而且在确定馆藏未来建设方向时也是有用的。例如，了解出借数量和最后出借日期为决定是否剔除馆藏提供了两个有用的变量。数据显示一件馆藏流通很少或者没有流通，或者已经好几年没有流通了，可以帮助决定是否需要保留或者剔除该馆藏。一件馆藏的大量出借数量则表明需要保留这一馆藏。
报告中每一件馆藏的条形码可用作所有馆藏的唯一标识符。在检索有问题的记录时条形码非常有用。例如，人们发现一件馆藏在架上，但是报告中却没有的时候，可以选择条形码检索选项。通过用条形码在Horizon的编目模块中检索，查到了馆藏记录。一旦找回了记录，就可以检查记录的问题，提供信息来确定正确的馆藏类型、馆藏代码或者索书号。任何不正确的信息可以很容易被修正。
结果
清点过程中几种类型的问题浮出了水面。正如Linda Ernick的文章中所记录的，馆藏清点在复杂和简单水平都可以清理数据库（Ernick，2005）。从简单开始，许多记录的状态得以修正。例如，发现了两种类型的“遗失”记录。有些资料在报告中是记录“遗失”状态，实际上却在架上。修正这种问题，只需要在系统中取消“记录遗失”状态即可。相反，一些资料列在报告中，但在书架上却找不到。这是完全不同的问题，要求可供选择的解决办法。事实上，还有第三种“记录遗失”的问题。一些架上的资料在在线目录系统中没有相应的记录。这种意外的问题必须加以注意和纠正。一旦确定了，记录或者加入到系统中，或者根据剔除标准剔除馆藏。这种问题的缘由还不清楚，不过一种理论说，数据从原来的在线系统中迁移出来的时候，一些馆藏的记录没有被正确地迁移进来。
此外，有关错误索书号的问题也不断被发现。立即改正这些记录可以方便用户容易地获取资源。出现最多的两种问题是，记录的馆藏类型和馆藏代码不正确。幸运的是，这些问题很容易而且也很快可以纠正。不幸的是，一些清点的资料属于一般书库或者图书馆内部的其它馆藏。有一个例子，一条记录归属于另一个图书馆。
也出现了一些更为复杂的问题，如重复记录和“孤条形码”（Ernick, 2005）。当记录被分配了一个条形码，但是这个条形码却从来没有进入系统来代替临时的或孤条形码时，就产生了孤条形码（Ernick, 2005）。馆藏清点项目过程中从Horizon中创建的列表里揭示了许多临时条形码。当馆藏的主记录创建后，有临时条形码的记录应该去除或者合并。显然，很多临时记录没有被去除或修改，产生了额外的问题。修正这些问题必须交给编目部处理。在完成馆藏清点项目后，编目部接到了重复记录的列表。编目员在系统中核查列表，反馈的列表里这些记录都被改正了。通过与编目部协作，重复记录的问题也得到了解决。
另一个收获是在清点过程中确认了破损的资料。一项主要的成绩是发现破损和过时的馆藏，以便剔除和用新的复本或更合适的新资料替换它们。一旦确定为破损，则保存保护部（preservation and conservation department）检查每一件馆藏并反馈给TRC修复、装订或替换的成本。根据这些因素再确定解决方案。
清点过程中最重要的成果是揭示了馆藏的不足。根据馆藏的年限、状态或特定主题馆藏缺乏的情况，馆藏有几个方面显得不足。认清这些弱点是成功发挥馆藏的效用以满足用户需求的重要的一步。
总的来说，馆藏清点的过程给TRC的专业人员提供了分析馆藏的机会，使他们可以根据个体资料及全部馆藏的物理和统计评论来分析馆藏。通过馆藏分析，三个直接观察浮现出来。第一，获奖作品、参考资料和非小说文学作品三个领域的资料明显不足。使用印刷型清点报告汇编，图书馆员分析和对比了资料的流通和版权/出版日期，显示出需要大量更新参考资料和非小说文学作品。深入核查报告可以发现，获奖作品的条目严重缺乏。这个发现也从读者数量重多的购买这些图书的要求中得到了印证。第二，馆藏建设需要专职人员的指导。完成清点后对数据进行分析，很明显造成馆藏这种状况的一个主要原因直接与在馆藏建设中缺乏专职的课程专家有关。经过几年时间，馆藏快速增长到超过5万多条，这证实需要有学校课程知识和经验的专业人员来建设这样的专业馆藏。第三，馆藏建设政策需要较大的修订。清点中的证据支持了包括架上破旧和过时资料的数量在内的馆藏建设政策需要较大修订的结论。显然，现有政策中，“取消选择”需要重新讨论和全面贯彻。对清点的全面分析表明，需要行动计划来促进馆藏建设并提高馆藏的可靠性。尽管没有清点清单的正式的馆藏分析也能完成类似的目标，但是馆藏清点能够纠正许多问题，提高馆藏的准确性。根据清点过程得到的准确数据可以方便地评估馆藏的优势和不足。与Barbara Braxton的文章对比，馆藏清点的另一个重要的积极成果集中在这样的事实上，即它为确认行动计划提供了证据和强有力的支持。清点的结果明确了馆藏的挑战和问题，这需要在博闻多识的基础上，通过提供证明文件以获得支持（Braxton, 2005）。
行动计划
需要有一个行动计划，根据清点结果和成果提出促进馆藏建设所必须的事项。行动计划的第一步包括修订馆藏建设政策。使用《21世纪课程资料中心管理指南》（A Guide to the Management of Curriculum Materials Centers for the 21st Century），馆藏建设政策的修订反映在4个推荐标准上，这些标准应该是课程资料中心在决定资料选择与否时所采用的：
1 复本/不足；
2 状态/格式；
3 权威性/内容；
4 相关性/流通（Carr, 2001）。
结合这四条推荐标准，近期大学与研究图书馆协会最近出版的《课程资料中心指南》（Guidelines for Curriculum Materials Centers）为建设的一般特征、收藏种类和领域建设等政策应该讨论的内容提供了有价值的指导（美国图书馆协会，2005）。由获取问题与教育资料控制委员会这两个联合的小组委员会提出的《课程资料中心馆藏建设政策》（Curriculum Materials Center Collection Development Policy），成为仔细检验和更新现有政策的方案。附录中的样例政策为政策中包括的每一部分提供了例子（大学与研究图书馆协会教育和行为科学部，1993）。在政策修订和最终文件审批的基础上，相关部门进一步认识到，一位具有北卡罗莱纳标准课程研究的丰富经验的专职人员对于恰当发展馆藏是至关重要的。这个专业人员需要首先要依据馆藏建设政策负责建设课程资料收藏，因为这与北卡罗莱纳标准课程研究有关。在过去，课程资料建设由三个馆员分别负责，他们的努力会受到时间和预算的限制。另一个阻止馆藏发展的因素是，TRC负责非小说文学作品收藏的岗位超过一年时间都是空白。
意识到促进馆藏建设的解决方案包括要求给部门增加一个额外的岗位，一个提议提交给了图书馆管理部门和职代会供考虑和讨论。基于统计数据的清点结果显示出需要一个专职的课程专家岗位，这为这一建议提供了证据和支持。数据也证明：破损和过时资料不被读者借阅是因为它们不能满足课程要求或不能适应读者的需求。根据数据提出的职位建议，安排TRC课程专家岗位得到了部门的支持并通过了审批。有了这样的安置，行动计划的第二步完成了。职位招聘随后展开，并且人员已经到位。特藏建设已经确定并且实施。
第三个行动计划有关馆藏增补，这要求部门有额外的经费和预算分配。清点揭示了馆藏的三个明显不足：
1 获奖作品；
2 参考资料；
3 非小说文学作品。
据统计，馆藏中缺乏超过75％的著名获奖作品。要求紧急行动来解决这个备受关注的问题。在采访部和管理部门的协作下，额外的经费被分配用于贯彻这个通过审批的计划，即补充90%的已知获奖儿童文学作品。该计划在第一年增加了超过475个条目，后续的计划完全解决了获奖作品不足这一问题。清点项目结果发现的第二个和第三个不足受到资金上的严重挑战。文献和具体证据指出这一领域需要改进的地方，以确保大批资金的支持。说明和准备非小说文学作品收藏缺乏的详细分析，需要非常多的专用时间对馆藏进行分析。考虑到工作人员的时间限制和高负荷的工作，管理部门和职代会考虑并通过了委托咨询公司来完成这项工作的提议。
2005年夏天，咨询公司“图书馆服务无限”对印刷型馆藏和TRC的设施开展了一次综合评估。公司对中心进行了五天的考察和参观，在报告、统计数据和标准的基础上形成了一份书面报告。咨询公司最终报告中的一条陈述是：没有信息比误传信息要好（Jackson, 2005），而大多数陈旧图书确实在误传信息。一个例子就是，一些图书中，计算机科学仍然被认为是穿孔卡片。另一个例子是关于书中提到的已经不存在的国家。有关于苏联的图书供历史研究，但是没有最新信息供预备教师作为课堂教育的参考。Stanley J. Slote在文章《图书馆馆藏剔除》（Weeding Library Collections）中指出，“图书馆为了服务好用户，需要有最新的馆藏并不断变化”（Slote, 1997）。
据统计，咨询公司的报告称 “大约86.4％的非小说文学作品是10年前的（4.0％在5年以内），这反映出需要通过筛选/剔除和重新购买来大范围地更新馆藏。一般经验显示：80％的非小说文学作品应该不超过十年时间。需要特别关注更新迅速的一些学科和主题，例如社会科学（300s）、技术（000s和600s）和地理/旅游（900s）（Jackson, 2005）”。
结合非小说文学作品资料，咨询公司的报告建议TRC加强和更新参考资料馆藏以适应中小学（K-12）课程的现状。咨询公司的分析显示，41.3％的参考资料是十年以内的。一般经验认为70％的参考资料馆藏应当是10年以内的（Jackson, 2005）。为帮助建设和更新参考资料馆藏，一位当地的评论家每年捐赠超过6000美元的有价值的参考资料。不断捐赠的参考资料有效地缓解了这一领域收藏的不足。
咨询报告非常有用。尽管通过清点项目也可以揭示出缺陷，但是咨询公司的报告不失为书面陈述需求证据的一种手段。咨询报告突出了非小说文学作品收藏尤其陈旧和过时，报告被证明是非常有用的。工作人员知道馆藏需要大量剔旧，现在书面的证据更能支持这一行动。咨询报告帮助部门寻求资金支持来改善这些不足。报告称，“目前的预算不够更新教学资源中心的馆藏。对几个新学校的开放日或基本收藏的调查显示，每个学校的经费接近15万美元”（Jackson, 2005）。这个意见非常有力，因为目前部门的预算不能解决或改善这些老化的馆藏。咨询公司的报告提供了具体的证据来证明需要额外的经费更新馆藏。咨询报告也推荐说：“寻求额外的经费为教育学院的每一个学生每年提供至少一本图书”。咨询公司指出，“在今后五年里，每年至少需要3万美元的额外经费来购买图书才能拥有满意的基础中小学（K-12）馆藏”（Jackson, 2005）。这一从外部渠道获得的信息使我们从管理部门争取额外经费的要求更加可信。
这份报告提交给图书馆管理部门和职代会，以支持分配额外预算来解决突出问题的申请。最初，附加的3万美元开始用于更新和建设非小说文学作品馆藏，其中2万美元用于支持新生至幼儿园阶段的课程的建设。依据最新修订的馆藏建设政策，大量的剔旧工作开始运作，剔除掉过时的资料。行动计划成功地开始实施。
结论
彻底清点馆藏的决策很容易而且很快就决定了，然而，整个过程花费了几个月的时间才完成。清点的最初目的是确保自动化编目系统正确反映馆藏。在清点之前用户就提议说目录和实际的架上资料不一致，查找资料非常困难。清点过程解决和排除了大部分这些问题。结合已完成的清点工作，在线目录允许用户通过课程，馆藏类型如浅易图书、小说、非小说等的检索限定来检索特定的内容。随着馆藏准确性的极大提高和限定检索地点，注意力可以适当放在增加馆藏来满足读者的需求上。清点显示了该中心对非小说文学作品的收藏明显不足。流通统计揭示出大多数非小说文学图书不再被借阅，而且部门工作人员意识到，很多时候中心缺少用户需要的最新资料。受这些事实的影响，一项改善馆藏的行动计划得以实施以便满足用户的直接需求。为改善馆藏，向图书馆管理部门和职代会陈述的这些事实得到了全馆的支持和认可。馆藏清点项目的成果，以及咨询公司的报告和改进建议是解决馆藏不足和提高馆藏建设危机感的关键因素。
利用清点的成果，TRC修改了许多不一致性问题，涉及到架上资料、在线记录、索书号、馆藏代码、馆藏类型和条形码等，从而提高用户对馆藏的可获取性。遗失条目的查找以及确认优势和劣势领域对馆藏管理工作在当前和将来都有所帮助。清点强调了需要详细的馆藏建设政策供专门负责馆藏建设的工作人员参考。最后，通过额外的经费分配，清点使得整个图书馆都支持馆藏建设。随着行动计划的初步实施，教学资源中心的流通量增加了38％。回顾这次馆藏清点项目，它的一个主要收益是促进、刺激了教学资源中心课程馆藏建设的显著变化。
编译自 Daniel L. Shouse & Linda Teel, Collection Building, Volume 25 .No.4, 2006, 129–133.
编译者 清华大学图书馆 贾延霞
审 校 武汉大学图书馆 周 迪